Как подтвердить документы для поступления за рубеж

Подтверждение аттестата, диплома и других документов об образовании — важное требование при поступлении в зарубежный вуз. Оно включает три важных этапа: легализацию, перевод и признание документов. В статье мы детально объясним, что это за процедуры и чем они отличаются, какие типичные ошибки совершают абитуриенты и как их избежать. 

Содержание:

• Какие документы необходимо подтвердить 
• Из чего состоит процедура подтверждения
• Легализация документов
• Перевод документов 
• Признание документов 
• Типичные ошибки абитуриентов

Какие документы необходимо подтвердить 

Важно понимать, что единого универсального списка нет — все зависит от страны и конкретного вуза. Чаще всего подтверждения требуют:

• Диплом или аттестат о среднем образовании 
• Приложение к диплому (транскрипт оценок, «выписка оценок»)
• Сертификаты (экзамены, языковые тесты)
• Академические справки
• Медицинские справки
• Личные документы (паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке / разводе и др.)
• Судебные документы, доверенности, иные справки.

Обязательно уточните перечень требуемых документов на официальном сайте университета, в который планируете поступать. 

Из чего состоит процедура подтверждения

Подтверждение документов включает три этапа:

1. Легализацию — юридическое подтверждение их подлинности. 
2. Перевод — на английский и/или язык страны, в которой планируете учиться. 
3. Признание — подтверждение академической эквивалентности. 

Важный нюанс: Очень часто абитуриенты путают процедуры легализации и признания. Легализация необходима для того, чтобы документы имели юридическую силу в стране, куда вы поступаете. Признание диплома или аттестата доказывает, что ваш уровень образования достаточен для поступления в зарубежный вуз. 

Теперь рассмотрим каждую процедуру подробнее. 

Легализация документов

Когда вы подаете документы в вуз за рубежом, недостаточно их просто перевести — они должны быть признаны как официальные. Иначе вуз имеет полное право отклонить вашу заявку. Легализация показывает, что документ подлинный и выдан компетентным органом, а все подписи и печати на нем — реальные. 

Легализация документов бывает двух типов:

• Апостилирование — упрощенный способ подтверждения подлинности документов, который используется в странах-участниках Гаагской конвенции. Апостиль — это специальный штамп, который ставится на оригиналах и копиях документов. 
• Консульская (полная) легализация — если страна получателя не является участником Гаагской конвенции, документ должен пройти сложную цепочку заверений (включая нотариуса, госорганы и консульство страны-получателя). Как правило, эта процедура дольше — она занимает до трех месяцев. 

Обязательно уточняйте необходимость легализации в вашем конкретном случае. Обычно это требование предъявляется к дипломам, аттестатам, выпискам оценок и справкам. А вот загранпаспорт, к примеру, чаще всего легализовать не нужно. 

Этапы легализации документов:

1. Проверьте, какая легализация требуется — полная или апостилирование.

2. Подготовьте оригинал документа (или нотариально заверенную копию).

3. Обратитесь в компетентный орган в вашей стране, где выдан документ:

— Апостилировать документы могут Департамент образования, Министерство юстиции и некоторые другие уполномоченные органы.

— Для полной легализации нужно обращаться, как правило, в Министерство иностранных дел и затем — консульство страны-получателя. 

4. Подайте документы и оплатите сбор.

5. Получите документ с печатью/апостилем. Важно: убедитесь, что печать стоит правильно, страницы скреплены, документ читаем и на нем нет повреждений.

Перевод документов

Официальный перевод — следующая обязательная часть подготовки бумаг для поступления за рубеж. Университет должен понимать содержание вашего аттестата или диплома: какие предметы вы изучали, какие оценки получили и так далее. 

Примечание: В большинстве случаев документы переводятся уже после того, как на них поставлен апостиль или печать легализации. Но бывают исключения, поэтому рекомендуется уточнять требования для каждого конкретного случая.

Основные виды перевода документов:

1. Профессиональный — его выполняет квалифицированный специалист или бюро переводов. Подходит, если университет не требует нотариального заверения. Главное — внимательно проверить точность терминов и правильное оформление: печати, подпись переводчика, полное совпадение данных с оригиналом. К сожалению, при таком варианте переводов часто бывают ошибки. 
2. Нотариально заверенный — после перевода документ подписывается переводчиком, а нотариус подтверждает, что подпись принадлежит именно этому специалисту, а сам перевод полностью соответствует оригиналу. Такой формат чаще всего требуется при подаче в государственные университеты.
3. Консульский — некоторые страны принимают только переводы, заверенные консульством или официальным представителем государства, где будет использоваться документ. Этот вариант встречается реже, но считается самым надежным. 

Как проходит процесс перевода:

1. Подготовьте оригиналы документов — аттестат или диплом, приложение (транскрипт), справки и другие бумаги, которые требуют университет.
2. Сделайте копии всех необходимых документов. 
3. Уточните язык перевода — обычно английский, но иногда нужен язык страны обучения (например, немецкий, французский, испанский).
4. Проверьте требования. Если требуется нотариальное заверение перевода — переводчик должен иметь право работать с нотариусом.
5. Передайте документы в аккредитованное бюро или сертифицированному переводчику.
6. Соберите комплект: оригиналы (или нотариально заверенные копии) + перевод. Университеты обычно просят загрузить или отправить и скан перевода, и копии на языке оригинала.

Что важно учесть:

• Перевод должен быть точным, без сокращений и ошибок. Некорректный перевод может привести к отклонению заявки.
• Уточните требования. В одних странах сначала делают легализацию, потом перевод, в других — наоборот. Какие-то вузы требуют консульский перевод, а для каких-то будет достаточно профессионального.
• Срок действия перевода обычно не ограничен, но если меняется форма документа (например, вы получаете новый диплом или вкладыш), нужно будет перевести его заново.

Признание документов об образовании

Напомним: признание — это подтверждение академической эквивалентности ваших документов об образовании. Личные документы (паспорт, свидетельство о рождении) и справки (например, о состоянии здоровья) не проверяются на академическое соответствие.

Какие документы требуют признания:

• Аттестат или диплом — то есть ваш основной документ об образовании.
• Приложение к диплому (транскрипт оценок).
• Учебные планы, программы дисциплин — в случае предметного признания (course-by-course).

Виды признания документов:

1. Общее (document-by-document) — оценка документа целиком. Проверяется только уровень образования, без подробного анализа отдельных курсов и оценок. Такая упрощенная процедура признания обычно требуется для иммиграции и трудоустройства.
2. Предметное (course-by-course) — анализируются отдельные предметы, часы, оценки. В этом случае составляется подробный транскрипт с эквивалентными оценками и переводом кредитов. Такое признание чаще требуется для продолжения учебы за границей.

Важно: 

• Сохраняйте цифровые и бумажные копии всех документов с легализацией и переводом — большинство вузов проверяют оба.
• Для ускорения процесса можно обратиться к профессионалам, которые хорошо знают локальные требования конкретных стран — например, специалисты Education Explorer помогают правильно подготовить документы для их подтверждения.

Типичные ошибки абитуриентов при оформлении документов

Ошибка №1. Неправильный порядок действий 

Часто абитуриенты переводят документы до процедуры легализации. Однако большинство зарубежных вузов требуют, чтобы апостиль или печать легализации ставились именно на оригинал документа (или нотариально заверенную копию, в зависимости от конкретного случая). Поэтому — еще раз повторим — уточнять требования страны и университета следует заранее. Если вы не уверены в правильности своих действий, лучше обратиться за помощью к специалисту по поступлению за границу. 

Ошибка №2. Самостоятельный перевод документов

Вузы крайне редко принимают переводы, сделанные самим абитуриентом. Большинство университетов принимают только сертифицированный и/или нотариально заверенный перевод. Любая ошибка в терминах или неверный формат может привести к отклонению заявки.

Ошибка №3. Перевод только диплома (аттестата), без приложения

Университету нужна не только сама «корочка», но и информация о пройденных вами предметах, часах и оценках. Без перевода приложения (транскрипта) оценка документов невозможна. Поэтому обязательно переводите весь комплект: диплом/аттестат + приложение/транскрипт.

Ошибка №4. Общее признание вместо предметного (course-by-course)

Для поступления в университет за границей чаще всего требуется course-by-course evaluation — предметное признание диплома или аттестата, вместе с транскриптом оценок. Необходимо заранее уточнить на сайте вуза или у приемной комиссии, нужны ли учебные планы, и, если да — перевести их и приложить к документам.

Помощь с поступлением за границу

Подтверждение документов для зарубежного вуза — процесс непростой и со множеством нюансов. Мы здесь, чтобы помочь вам разобраться во всех тонкостях и успешно поступить в университет мечты. Индивидуальная консультация со специалистом Education Explorer — это возможность задать все интересующие вас вопросы и получить экспертные ответы. 

Мы с радостью поможем вам на всех этапах поступления: от выбора вуза и подготовки документов до адаптации в новой стране. 

Оставьте заявку на онлайн-консультацию любым удобным способом:

— в вашем личном кабинете,

— на странице выбранного вуза

— или написав нам на почту: support@ed-ex.com.